Schreckgespenst Administration – was heisst das für dich als Musiklehrer*in?

Du hast dich entschieden, Musiklehrperson zu werden. Sobald du diese Entscheidung gefällt hast, tauchen mit Sicherheit viele Fragen bei dir auf: Was musst du dazu alles beachten? Wie kannst du dich optimal organisieren und welche Verpflichtungen hast du überhaupt? In diesem Artikel möchten wir vor allen Dingen den Bereich der Administration für Musiklehrer*innen einmal beleuchten.

Administration - es gibt schönere Dinge im Leben eine*r Musiklehrer*in

Musiklehrperson und Administration – was hat das miteinander zu tun?

Vielleicht fragst du dich gerade, warum du dir über das Thema Administration überhaupt Gedanken machen solltest. Du möchtest Menschen – Kinder wie Erwachsene – dazu motivieren, Musik zu machen. Daraus sollte doch bitte kein Verwaltungsakt werden.

In einem gewissen Mass ist das aber doch der Fall. Denn wenn du einfach nur planlos beginnen willst, Schüler*innen zu unterrichten, wirst du mit dieser Idee eher nicht erfolgreich werden. Denn die Interessenten werden dich nicht unter Umständen nicht als verlässliche Grösse für sich oder ihre Kinder wahrnehmen und werden sich an etablierte Institutionen wenden.

Es reicht auch nicht aus, dass du nur deinen Unterricht organisierst. Natürlich wirst du von Anfang an ein Unterrichtskonzept brauchen. Darüber hinaus solltest du dir aber noch mehr überlegen:

• Einzel- oder Gruppenunterricht: Frage dich, ob dein Instrument besser dazu geeignet ist, in einer Gruppe oder im Einzelunterricht unterrichtet zu werden. Darüber hinaus beantwortet sich diese Frage auch aus deiner Person heraus – bist du eher ein Mensch, der gerne mit Gruppen arbeitet oder bevorzugst du ein einzelnes Gegenüber? Wenn du irgendwann viele Schüler*innen hast, kannst du auch dazu übergehen, einmal im Monat eine Gruppenstunde anzubieten. Das hat für die Lernenden den Vorteil, dass sie nicht nur alleine vor sich hin spielen, sondern direkt die Erfahrung machen können, in einer Gruppe zu musizieren.

• Ein Instrument oder mehrere: Willst du mehrere Instrumente anbieten oder nur eines? Wie willst du das organisieren? Hast du feste Tage für ein Instrument oder willst du während eines Tages mischen? Gerade, wenn du nicht bei dir zu Hause oder in einem festen Studio unterrichtest, ist diese Überlegung wirklich wichtig. Denn wenn du zu deinen Schüler*innen nach Hause fährst – wo lässt du während des Unterrichts das weitere Instrument oder sogar noch mehrere Instrumente? Wenn du nur für den Unterricht einen Raum anmietest – wie willst du die Instrumente transportieren?

• Unterrichtsort: Wo willst du überhaupt unterrichten? Hast du ein eigenes Studio und die Schüler*innen sollen dort hinkommen? Oder hast du vielleicht einen festen Raum in einem Freizeitzentrum? Nutzen diese mehrere oder ausschliesslich du? Unterrichtest du bei dir zu Hause? Das müsste gegebenenfalls mit dem Vermietenden abgeklärt werden. Denke an Fragen wie gewerbliche Nutzung, aber durchaus auch das Geräuschaufkommen. Oder willst du zu deinen Schüler*innen nach Hause fahren? Das ist mit deutlich mehr Zeitaufwand verbunden, den du dir bezahlen lassen solltest. Wie willst du zwischen deinen Lernenden unterwegs sein? Auch das will organisiert und kalkuliert sein.

• Zielgruppe: Siehst du dich eher als Lehrperson für Kinder und Jugendliche oder willst du Erwachsene, vielleicht Senior*innen für die Liebe zur Musik begeistern? Oder fühlst du dich als Allrounder*in und kannst alle Altersklassen gut unterrichten? Je nachdem, wie hier deine Antwort ausfällt, muss dann auch deine Werbung aussehen. Du solltest immer dort präsent sein, wo auch deine Zielgruppe unterwegs ist. Das können soziale Netzwerke, aber auch Verbandswebseiten oder professionelle Netzwerke wie LinkedIn oder eben Matchspace Music sein.

Wie kannst du dich als Musiklehrer*in organisieren?

Unabhängig davon, ob du ausschliesslich Musiklehrperson sein willst oder ein Hybridmodell fahren willst – Organisation ist in diesem Bereich alles. Das fängt bei der Ablage an, geht über die Einteilung der Zeit und hört bei der Abrechnung noch nicht auf.

Bei der Ablage geht es vor allen Dingen darum, dass du dir ein gutes System überlegst, wie du alle nötigen Unterlagen zu jeder Zeit findest. Du solltest also beispielsweise Verträge und schriftliche Vereinbarungen bündeln, alles, was für die Steuer und die Buchhaltung wichtig ist, separieren und auch deine Versicherungsunterlagen immer parat haben.

Investiere gerade zu Anfang Zeit in deine Zeitorganisation. Denn wenn du das versäumst, wirst du früher oder später den Überblick verlieren und vielleicht sogar wichtige Termine versäumen. Das macht dich dann nicht unbedingt zur verlässlichen Grösse für deine Schüler*innen. Überlege dir, zu welchen Zeiten du Unterricht anbieten möchtest und welche Zeiten du für andere Projekte benötigst. Plane hier durchaus auch eine gewisse Zeit in der Woche für administrative Arbeiten ein. Das reicht oft sogar einmal in der Woche, sollte aber wirklich regelmässig stattfinden. Um es für dich selbst greifbar zu machen, kannst du gut mit Papier und Stiften arbeiten.

Tipp: Arbeite mit unterschiedlichen Farben für die einzelnen Bereiche. So siehst du, ob du eine gute Balance gefunden hast. Sei geduldig mit dir – so eine Organisationsphase kann durchaus auch einmal mehr Zeit in Anspruch nehmen – sie lohnt sich aber auf jeden Fall. Bedenke dabei auch, wie lange deine einzelnen Lektionen sein sollen und lasse etwas Pufferzeiten zwischen den einzelnen Schüler*innen. Die Praxis zeigt, dass du diese Zeiten brauchst, um den einzelnen Lernenden die volle Aufmerksamkeit widmen zu können. Die Abrechnung sichert dir dein Einkommen und sollte ebenfalls regelmässig erledigt werden. Achte hier auch auf die Bezahlung deiner Rechnungen, sprich, dass deine Schüler*innen ihren Unterricht auch tatsächlich bezahlen. Was deinen Vertrag, den du herausgibst und dann mit den einzelnen Schüler*innen abschliesst, angeht, solltest du auf eine Rechtsberatung vertrauen. Nur so bist du rechtlich auf der sicheren Seite. Achte auch darauf, dass du steuerlich korrekt abrechnest und deine Abgaben pünktlich zahlst.

Unterschätze nicht den zeitlichen und administrativen Aufwand für Abos deiner Schüler*innen. Welche Schüler*in hat wie viele Lektionen offen. Welche wurden verschoben, abgesagt oder bereits abgegolten. Bei einem/einer Schüler*in mag das noch einfach zu sein. Bei der Zweiten oder Dritten Schüler*in kannst du schnell die Kontrolle verlieren und das führt zu Verstimmungen. Wenn du einzelne Lektionen in Bar nach jeder Stunde entgegen nimmst und wieder andere per Banküberweisung, kommst du schnell in eine unübersichtliche Lage. Stelle sicher, dass du einen vernünftigen Zahlungsprozess hast und dir eine Rechnungsvorlage erstellst. Als Freelancer hast du gewisse Verpflichtungen was das Abrechnen und deine Steuern angeht.

Auf was musst du sonst noch achten?

Wenn du dich selbstständig machst, gibt es ein paar Dinge, an die du denken solltest:

• Versicherungen: Hier ist besonders die Instrumentenversicherung zu nennen. Nicht nur dein eigenes Instrument, auch eventuelle Leihinstrumente deiner Schüler*innen sollten versichert sein. Lass dich am besten beraten, welche Tarife für dich passend sind. Darüber hinaus ist in der Schweiz eine Krankenversicherung vorgeschrieben. Das gilt für alle Bürger*innen und eine Befreiung davon ist auch für Selbstständige nicht vorgesehen. Daran angegliedert sind Taggeldversicherungen. Sofern du angestellt tätig bist, bist du auch für den Fall einer Arbeitslosigkeit versichert. Für Selbstständigerwerbende ist dies keine Versicherung. Die AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung) sichert die Rente und ist für Selbstständige wie Arbeitnehmer*innen obligatorisch.

• Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer (MwSt): Als Selbstständige*r bist du umsatzsteuerpflichtig. Das musst du auch auf deinen Rechnungen entsprechend ausweisen und über eine Steuererklärung abrechnen.

• Buchhaltung: Bis zu einem Umsatz von CHF 500.000 jährlich kannst du dich als Selbstständigerwerbende*r auf eine zusammenfassende Buchhaltung beschränken. Diese beinhaltet lediglich Aktiva und Passiva, Einnahmen und Ausgaben und eine Abrechnung deiner privaten Entnahmen und Einlagen. Alle, die darüber hinaus verdienen, haben eine umfangreichere Buchhaltung abzugeben. Du kannst dir die Arbeit wesentlich erleichtern, wenn du dich an eine Steuerberatung wendest.

• Ferien, Krankheiten und Ausfälle: Jeder Mensch braucht Erholungsphasen. Das gilt auch, wenn du als Musiklehrperson selbstständig tätig bist. Idealerweise orientierst du dich an den Schulferien, denn hier werden ohnehin viele Schüler*innen abwesend sein. Sofern du selbst einen Unterricht absagen musst, solltest du diesen nachholen. Sofern deine Schüler*innen den Unterricht absagen müssen, besteht kein Anspruch auf ein Nachholen. Natürlich steht es dir aber frei, den Unterricht im Rahmen deines Zeitmanagements zu verschieben. Bedenke aber klare Regeln oder AGBs (Allgemeine Geschäftsbedingungen) zu dokumentieren und deinen Schüler*innen auszuhändigen. Dann gibt es sicher keine Missverständnisse im Nachhinein.

Wie kannst du dir die Arbeit erleichtern?

Obwohl dieser Artikel bisher sicher lediglich in Stichpunkten anreissen konnte, was du als Musiklehrperson zu bedenken hast, könntest du den Eindruck gewinnen, dass all das doch ziemlich viel Aufwand ist, wenn man einmal bedenkt, dass du Menschen an die Musik heranführen möchtest. Klar ist: Viele Aufgaben wirst du nicht ständig durchführen müssen. Die Buchhaltungsaufgaben und die Administration beschränkst du vielleicht auf einen Vormittag in der Woche, während eine Steuererklärung nur einmal im Jahr fällig ist. Wenn du die unterschiedlichen Versicherungen abgeschlossen hast, musst du lediglich die Zahlung korrekt abwickeln und auf die Kommunikation seitens der Versicherung achten.

Setze, gerade was Versicherungen und Steuern angeht, am besten von Anfang an auf die Hilfe von Profis. Das Steuerrecht ist umfangreich und wenn du hier nicht in Schwierigkeiten geraten möchtest, solltest du eine Steuerberatung in Anspruch nehmen. Du ersparst dir dadurch nicht nur Ärger, sondern auch Stress und Arbeit. Auch das Sichten von Versicherungsangeboten kannst du von Profis erledigen lassen.

Aspekte wie Stückelungen von Lektionen, das Erstellen von Rechnungen und die Kontrolle der Zahlungen, das Festlegen von Preisen und die Vertragsabschlüsse bleiben aber dennoch an dir und können einen nicht unerheblichen Teil deiner Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Auch die Terminierung der Stunden empfinden einige Musiklehrpersonen als echte Herausforderung.

Du kannst es dir aber natürlich auch ein Stück weit leichter machen. Unsere Plattform hat es sich zur Aufgabe gemacht, Musiklehrpersonen mit ihren Schüler*innen zu verbinden und wir nehmen dir einen grossen Teil der Administration ab. Du musst dich also weder um Verträge und Abos, um die Stückelungen der Lektionen, noch um Preise, Zahlungen, Rechnungen und sogar um gewisse Aspekte der Terminierung der Stunden kümmern. In unserer Plattform sind Prozesse wie Buchungs-, Zahlungs- und Terminbestätigungen automatisiert. Du wendest dich dem zu, was du am liebsten tun möchtest – unterrichten und deine Unterrichte vorbereiten. So hast du den Kopf frei für das, was du liebst und kannst angenehm davon leben.

Wenn du zu all diesen Dingen Fragen hast, zögere bitte nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen. Gerne beraten wir dich, wie du am besten vorgehst und beantworten dir auch all deine Fragen. Wie könnte deine Zusammenarbeit mit uns aussehen und wie schnell kannst du anfangen? Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme.